조직 간의 전자 문서 : 어떻게 작동합니까?

전자 문서 관리 (EDM) - 가상 서명과 전자 문서의 사용을 기반으로 정보를 공유 할 수있는 빠른 방법. 그는 오래 전부터 운영 사업을위한 효과적인 도구로 세계의 선진국에서 인정을 받고있다.

심장

조직 간의 전자 문서 - 생성, 처리, 관리, 전송, 수집, 유지, 사용과 문서 파괴하는 일련의 프로세스. 이러한 모든 프로세스는 문서의 영수증의 무결성 및 확인을 확인한 후 실행된다.

법인 간의 워크 플로우의 규칙은 당사자의 합의에 의해 수행된다. 정보의 교환은 전자 매체에 저장된 정보 통신 설비를 이용, 문서에 의해 수행된다. 회계 정보의 유효 기간은 입법 수준에서 설정되어있는 것을 초과하지 않아야합니다.

조직은 참가자의 서명이 서로 공식 및 비공식 문서와 통신 할 수 있습니다. 사업 부문이 포함될 수 등 송장, 계약서, 청구서, 계약, 계약, 주문,주의 사항, 변호사의 능력을, 정보는 텍스트, 표 및 그래픽 파일의 형태로 전송 될 수있다.

EDI의 도입의 목적

EDI의 도입을위한 전제 조건이 될 수 있습니다 :

• 일상적인 작업의 감소;
• 문서의 손실의 감소;
• 문서에 "투명"일;
• 성능 훈련을 증가 - 문서의 공개를 지정된 시간 내에, 등 ...

다음과 같이 정량적 목표 중 식별 할 수 있습니다 :

• 시간을 줄이면 문서 10 시간을 처리합니다.
• 반 사무실 비용의 감소.

조직 간의 전자 문서 : 그것이 작동하는 방법

국내법에 따라, 조직 간의 전자 문서는 양측의 동의를 수행한다. 데이터 교환을 위해, 모든 참가자의 조작 장치에 접속 된 것이 필요하다. 다음으로, 사용자는 상대방의 목록에 추가 요청을 보낼 필요가있다. 확인 시스템의 참가자가 통신 할 수 있습니다 후.

EDI 모듈은 다음과 같은 기능을 수행해야합니다 :

• 데이터를 교환 할 상대방을 초대합니다.
• 주소록을 생성합니다.
• 같은 1C 등 회계 소프트웨어와의 통합.
• 가입 및 문서를 암호화 할 수 있습니다.
• 구조에 대응.
• 문자의 상태를 모니터링합니다.

조직 간의 전자 문서는 인증서를 사용하여 수행. 서버 및 인증에 연결하는 것은 개인 디지털 인증서를 통해 수행된다. 전자 서명은 보호 된 전자 매체 및 토큰 PIN 코드를 저장, 시스템의 각 사용자에게 발급됩니다. 사용자는 개인 사무실로 자신의 로그인 암호를 입력해야합니다. 만 그 후에는 자신의 문서에 대한 액세스를 얻을 것이다.

교환의 과정을 시작할 수 있습니다 시스템에 연결 조직의 구성원. 다른 자에게 문서를 보내기 전에, 그것은 전자 서명으로 서명해야합니다. 이 동작은 "암호화"프로그램에 의해 수행된다. 이 문서는 EDI를 통해 전송됩니다. 협력 업체 직원은 새 문서의 알림을받습니다. 그가 그것을 받아들이면, 그는 또한 EDS를 둔다. 문서를 변경하려면, 그것은 새로운 전자 버전을 만듭니다. 편집이 완료되면 당신은 전자 서명을 사용하여 변경 내용을 저장합니다. 문서는 다음 상대방의 변경으로 전송됩니다. 필요한 경우 전자 일치하는 정보를 확인합니다.

다시 한 번 변경해야 할 경우, 모든 절차를 다시 반복한다. 새 버전으로 청구가없는 경우, 문서가 존중된다. 최종 샘플이 명 전자 서명이 서명 한 것으로 간주됩니다. 세륨 문서 버전은 서버에 저장하고 볼 수 있습니다. 샘플은 현재의 상태를 제공하면 문서가 작동하지 않습니다 수정합니다. 좌절 계약 상태 "취소"를 부여. 다음은 조직 간의 전자 문서를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

장비

어떤 조직 간의 전자 문서에 필요한? 첫째, 당신은 서비스 제공 업체를 선택해야하고 정보를 교환하는 특별한 소프트웨어를 설치합니다. 둘째, 조직에서 전자 메일을 수행하고자하는 각 상대방에, 당신은 로그인해야 "전자 문서의 교환에 관한 협정을."

모든 문서를 저장하기에 EDI 서버를 구축 할 필요가있다. 그것은 고객의 장비, "구름"스토리지로 할 수있다. 장비 조직에 설치된 응용 프로그램을 통해 시스템 외부의 데이터에 액세스 할 수 있습니다. 서버와 컴퓨터의 상호 작용은 응용 프로그램의 인터페이스를 통해 인증을 통과 한 후 실시 된 선택적 SSL 암호화 HTTP를 통해 문서에 128 액세스를 수행합니다.

EDC 프로젝트

프로세스 자동화 프로젝트는 몇 년 몇 개월 지속될 수 있습니다. 기간은 직접 자동화, 자원 및 조직의 재정 능력을 필요로 프로세스의 수에 따라 달라집니다. 다음과 같이 EDC를 구현하는 간단한 회로 :

• 작업 그룹의 생성.
• 목표, 기한 및 예산의 형성.
• 기존 프로세스의 연구.
• 작업을 개발할 수 있습니다.
• Vyrob EDI 시스템.
• SED의 이행에 관한 협정에 서명.
• 규정의 채택.
• 시스템 디렉토리의 작성합니다.
• 직원 교육.
• 예비 시험을 실시.
• SED 순서의 구현에 게시.
• 소프트웨어 및 업무 규칙의 추가 개발.
• 파일럿 프로젝트의 시작.
• EDI로 본격적인 전환.

EDI 구현 오류

문서의 자동화하는 과정에서 법이 종이 캐리어의 존재를 필요로하는 과정에 특별한주의를 기울여야한다. 중복 종이 문서를 전자적으로 불가능하다. 이로 인해 작업의 과정을 느리게하고 전체 프로세스의 자동화를 향한 부정적인 태도를 유발한다. 아무도 지불하지 않는 이중 작업의 구현하십시오.

새로운 규정을 구현하는 과정에서 문서, 기차 직원이 함께 작동하도록 개발되어야하고, 그런 다음에야 완전한 이행에 참여. 직원들에게 새로운 기술을 사용의 이점을 전달하는 경우에만 달성 될 수있다.

인기있는 또 다른 실수 - SED 요구 사항 가난한 연구. 사용자가 구성되지 않은 시스템에서 작동해야하는 경우, 프로세스의 EDI는 조직에서 채택 다릅니다.

장점과 단점 : 조직 간의 전자 문서

장점 :

• 감소 메일 비용으로 원본 문서를 전달합니다.
• 문서의 저장 공간을 절약 할 수 있습니다. 그것은 모든 전자 형태로 저장된다.
• 사용하기 쉽습니다. 문서 전송하는 단일 위치에서 수행된다. 상태에 의해 운반 문서의 빠른 검색은 (전송 R. D.에 의해 수신 가능).
• 인스턴트 배달. 모든 정보는 몇 초에서 수신자에게 전송됩니다.
• 이 문서는 시스템의 스토리지의 만료까지 손실 될 수 없습니다.

단점 :

• 제품을 사용하려면 비용 돈 라이센스를 구입해야합니다.
• 은 같은 시스템의 참가자들 사이에 종종 통신.
• 조직 간의 전자 문서 1C 또는 다른 소프트웨어를 사용하여 이전에 사용 된 기법과 다릅니다. 새로운 알고리즘의 도입으로 모든 직원은 사업의 실시에 대해 질문이 있습니다.
• 기술 장비. EDI 조직의 도입은 장비를 구입하고 새로운 시스템을 관리하는 직원을 준비 할 필요가 전에.
• EDM은 전자 서명을 사용하여 수행되고, 유효있는 1 년이다. 모니터링하고 신속하게 인증서를 갱신 할 필요가있다. 세금 문제를 방지하기 위해, 계약자 인증서의 작업을 제어 할 필요가있다.

법적 규제

규범 어떤 행위는 조직 간의 전자 문서를 규제? 러시아어 법안은 재무부의 수 MMV-7-2 / 168의 순서에 등록 된 전자 서명에 연방 법률 №63« ", 연방 국세청의 문서의 규칙이 포함되어 있습니다. 조직 금융 №의 50N의 기초 주문 사이의 EDI. 연방 국세청 주문 번호 MMV-7-6 / 36 @에 규정 된 전자 형식으로 주요 회계 문서 교환의 조건. 방전 가공 과정 활동의 모든 사업자가 연방 국세청의 주문에 의해 인도되어야하는 것은 MMV-7-6 / 253 № @.

"VLSI"

"VLSI"조직 간의 전자 문서는 다음과 같은 장점이 고객에게 제공합니다 :

• 러시아 연방의 영토에 등록 된 모든 조직에 문서를 보낼 수 있습니다. 상대방이 "VLSI"시스템의 당사자가 아닌 경우, 직원은 단순히 조직의 담당자와 연락하여 시스템에 참여하도록 초대 전자 메일로 전송됩니다. 즉시 확인 후 참가자 사이의 정보 교환은 중개인없이 수행됩니다.
• 컴퓨터에 소프트웨어를 설치할 필요가 없습니다. 브라우저와 인터넷의 현재 버전을 정도로.
• 특별한 프로그램이 필요하지 않는 데이터로 작업합니다. 보고서는 원래 같은 1C와 같은 타사 소프트웨어에서 제조 한 경우에는 "VLSI"시스템과의 통합을 구성 할 수 있습니다.
• 문서의 표준 양식이 설정되어 있지 않습니다. 당신은 너무 텍스트, 스프레드 시트 파일, 이미지 등을 보낼 수 있습니다. D.을

SKB "Kontur의"

러시아에서 처음으로 소프트웨어 개발자 중 하나는 장비의 공급, 조직 간의을 통해 전자 문서에 종사하고있다. "형상"DiaDoc을이 시스템을 개발하는 전자 문서의 교환에 의해. 시스템의 기능은 데이터에 대한 액세스가 해외 동안 획득 될 수 있다는 것이다. 이를 위해이 회사는 로밍 요금에 개발했습니다. API를 통해 원하는 경우, 모노 데이터에 액세스.

당신은 무엇을해야합니까?

EDI를 연결하려면, 기업은 살 필요가 :

• 라이센스가 부여 된 소프트웨어;
• 서버;
• 장비를 업그레이드;
• 기차 직원;
• 사용자 정의 및 내부 응용 프로그램과 함께 사용하기 위해 ECM을 통합 할 수 있습니다.

이러한 투자는 조직 사이의 전자 문서를 연결하기 위해 구현해야? SED하여 기술 지원 컨설팅 비용, 소프트웨어 업데이트에 포함 - 투자의 두 번째 단계. 이러한 비용은 매달 지불해야 할 것입니다.

결론

교체하려면 종이를 기반 전자 메일이 도착한다. 이 프로세스를 수행하는 조직의 비용을 절감 할뿐만 아니라, 전체 사업의 효율성을 증가뿐만 아닙니다. EDI가 성공적으로 작동하려면 분명히 제대로 장비를 조정하기 위해 목표 시스템의 구현을 수립 할 필요가있다.